Série "Les nouveautés SharePoint de la rentrée 2026" | Episode 2 : "Les limites du formulaire Forms pour SharePoint"
Ce billet Episode 2 "Les limites du formulaire Forms pour SharePoint" est un peu la suite de l'épisode 1, au-delà du simple fait qu'ils se suivent dans la série consacrée aux nouveautés de la rentrée 2026 en Europe. En effet, j'aborde dans ce billet les limites du formulaire Forms que je présentais comme le retour du formulaire avec embranchement dans SharePoint. En effet, comme vu dans de ce premier billet, j'ai présenté le formulaire Forms pour SharePoint, qui avait fait sa première apparition sur les tenants en Europe à la rentrée 2024, sous son meilleur angle, depuis qu'il permet en cette rentrée 2026 de reproduire une logique de branche qui n'existait plus depuis la disparition du modèle de liste classique.
Si vous avez été séduit comme moi par la découverte du formulaire Forms pour SharePoint, vous allez néanmoins rencontrer les limites auxquelles je me suis confronté en l'utilisant dans une approche de conception de solution "professionnelle", nécessitant des connaissances "avancées" sur la conception de solution SharePoint.
Je vais donc aborder trois limites actuelles, rencontrées en cette rentrée 2026 sur les tenants européens :
Formulaire Forms pour SharePoint, uniquement pour créer un élément
Tous les types de colonne SharePoint ne sont pas utilisables dans le formulaire Forms pour SharePoint
La compatibilité de l'utilisation des types de contenu SharePoint avec le formulaire Forms pour SharePoint
Formulaire Forms pour SharePoint, uniquement pour créer un élément évidemment
Comme expliqué dans l'épisode 1, le formulaire Forms pour SharePoint ne sert qu'à créer un élément dans la liste et ne s'utilise qu'au travers d'un lien de partage, à envoyer par Teams ou Outlook, un QR code ou du code embarqué. Par conséquent, cette limitation ferme la porte à l''utilisation du formulaire Forms pour SharePoint concernant 3 usages du formulaire SharePoint :
La modification d'élément n'est pas possible avec un formulaire Forms pour SharePoint (alors qu'elle l'était avec le modèle de liste Enquête avec embranchement).
La consultation d'élément n'est pas possible avec un formulaire Forms pour SharePoint (alors qu'elle l'était dans le modèle de liste Enquête avec embranchement).
La publication de l'élément dans les résultats de recherche n'est pas possible avec un formulaire Forms pour SharePoint (alors qu'elle l'était dans le modèle de liste Enquête avec embranchement).
Cette limitation ne constitue pas un scandale en soi ; cette première limite détaillée ci-dessus s'explique par le fait que le formulaire Forms pour SharePoint se situe exactement dans l'esprit de la publication d'un Forms traditionnel. Dans les usages, ce formulaire Forms pour SharePoint va trouver sa place dans l'intranet (site de communication) ou pour un animateur de site d'équipe qui souhaite créer un formulaire d'enquête ou de questionnaire :
Sans connaitre nécessairement ce qu'est une liste SharePoint et qu'il faut cliquer dans l'affichage de liste sur le bouton + Ajouter une colonne pour créer automatiquement le formulaire de saisie...
à destination d'un public qui n'aura peut-être moins l'habitude d'utiliser des formulaires SharePoint moins aérés, dépourvue d'explication détaillée, plus austère (à chaque question dans le formulaire Forms pour SharePoint, on peut associer des images mais pas de vidéo alors que c'est possible dans Forms).Passons maintenant à la seconde limite observée, plus "technique" que de l'ordre de l'expérience Utilisateur, comme ci-dessus.
Tous les types de colonne SharePoint ne sont pas utilisables dans les formulaires Forms pour SharePoint
Pour prendre directement la mesure de cette limite, il vous suffit de créer simplement une liste depuis la page d'accueil ou la page de contenu de site en choisissant de démarrer à partir de zéro en mode Formulaire.
Après avoir cliqué ci-dessus sur Formulaire, SharePoint ne vous n'affichera pas la page d'application de liste SharePoint vierge en dehors de sa colonne Titre par défaut. Vous créerez la structure de votre liste directement depuis le formulaire Forms pour SharePoint !
Ce qui devient intéressant par rapport au sujet de mon billet, c'est que tous les types de colonne ne sont pas proposés dans le formulaire Forms pour SharePoint en mode création. Comme vous pouvez le constater par vous-même dans l'image ci-dessous, ne sont disponibles que les types de colonnes SharePoint suivants.
Les type de colonne SharePoint disponibles sont appelés des champs dans le formulaire Forms, ce qui confirme que le public de conception est davantage celui qui crée des formulaires Forms plutôt des listes SharePoint.
On retrouve bien les types de colonnes SharePoint suivants (dans les les types de champ Forms) :
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A noter qu'évidemment, on retrouve davantage de type de champs Forms pour SharePoint que dans le Forms traditionnel, qui était très éloigné des colonnes SharePoint.
Le champ Forms traditionnel de type Texte peut aussi faire office de champ Plusieurs lignes de texte et Nombre mais pas de champ Oui/Non (passer par Choix), pas de champ Personne.
Mais revenons à Forms pour SharePoint ; on ne retrouve donc pas, dans le formulaire de conception, les types de colonnes SharePoint suivants :
Métadonnées gérées, type de colonne que j'utilise dans mes solutions documentaires ou métier
Calculées, type de colonne que j'utilise dans mes solutions métier
Comme j'utilise très souvent ces 2 type de colonnes manquants, j'ai procédé différemment pour contourner ces 2 limites, en créant mes colonnes dans la liste SharePoint puis de créer le formulaire Forms en cliquant sur le ruban de fonctionnalités SharePoint sur le bouton Formulaires. Malheureusement, j'ai pu constater que j'arrivais au même constat : ces deux types de colonnes ne sont (actuellement) pas disponibles dans le formulaire Forms pour SharePoint.
C'est dommage car, par exemple, j'avais réalisé une liste pour faire un inventaire des compétences dans mon organisation et j'avais utilisé un arbre de compétences, géré dans le magasin de termes (connecté au type de colonne métadonnées gérées). Malheureusement, je dois renoncer à passer par la création d'un formulaire Forms et à me restreindre au formulaire SharePoint de base pour mes équipiers peu familiers de l'utilisation de liste SharePoint.
Dans la colonne de gauche, la structure de données complète de ma liste SharePoint.
Dans la colonne de droite, ce que le formulaire Forms pour SharePoint est capable de m'afficher.
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Et peut être que vous imaginiez alors passer par un formulaire Power Apps personnalisé ? Et là encore, le type de colonne Métadonnées gérées ne fonctionne pas à 100% dans Power Apps puisque les termes sont proposés sans la reprise des arborescences, "à plat".
Pour terminer, passons à la dernière limite observée, un peu plus technique encore : la compatibilité Forms pour SharePoint avec les types de contenu SharePoint.
La compatibilité de l'utilisation des types de contenu SharePoint avec le formulaire Forms pour SharePoint
Même si depuis l'arrivée de l'expérience Moderne en 2016, les responsables SharePoint chez Microsoft semblent avoir mis un peu de côté l'utilisation des types de contenu (pas d'actualisation malgré les nouveaaux modèles de bibliothèque et de liste), toute solution professionnelle créée sur SharePoint passent pas la création de types de contenu personnalisés. C'est technique et on peut comprendre que cette partie du billet puisse paraitre réservée à un public de concepteur de solution professionnelle mais, pour comprendre, imaginer pouvoir utiliser des formulaires adaptatifs dans la même liste...
Prenons l'exemple suivant : dans mon application de suivi de recrutement, je souhaiterais disposer d'un formulaire de premier contact court avec un nombre très limité de champs, puis un formulaire d'interview complet cette fois, disposant de tous les champs utiles pour qualifier et gérer une candidature dans un processus de recrutement.
Tout cela est possible dans une seule et même liste : c'est ce que permet le concept de type de contenu dans SharePoint (concept vieux comme SharePoint, expliqué en détail dans mon premier ouvrage de 2016 toujours disponible).
Dans la liste, le contributeur a le choix de passer du formulaire A vers le formulaire B en utilisant un champ de type Choix :
Depuis le bouton Nouveau de la liste pour tout nouvel élément (à gauche ci-dessous)
Sur le formulaire en mode Création ou Modification (à droite ci-dessous).
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Revenons à la compatibilité avec le nouveau formulaire Forms.
Nous avons là une excellente nouvelle : le formulaire Forms est compatible avec les types de contenu SharePoint !
Comme vous pouvez le constater dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai pu produire 3 formulaire Forms correspondant à mes 3 types de contenu de liste SharePoint.
Comme vous pouvez le constater au-dessus, la dernière limitation rencontrée sur ce billet est de relever une différence notable avec ces formulaires Forms : il y a non plus 1 formulaire auto-adaptatif que l'on manipule avec un champ liste de choix mais bien 3 formulaires générés automatiquement par Forms pour SharePoint. La raison est que l'on reste dans l'esprit que les formulaires Forms pour SharePoint sont des formulaires de création et non de modification de données.
Pour générer automatiquement un formulaire Forms pour SharePoint sur un type de contenu donné (avec ou sans l'aide de Copilot en licence Premium), il faut simplement procéder de la sorte : dans les paramètres de la liste, passer le type de contenu SharePoint souhaité en position 1 (type de contenu par défaut) avant de cliquer sur Créer un nouveau formulaire.
Ainsi s'achève ce billet sur les limites de Forms qui s'achève sur un constat que l'intégration des formulaires Forms avec SharePoint est riche et mérite tout l'intérêt des concepteurs de solutions SharePoint.
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